Thông báo Bảo mật
dành cho Tuyển dụng

Cập nhật lần cuối - 23 tháng 4, 2025

1. Giới thiệu

Tại Almedia, chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn trong suốt quá trình tuyển dụng. Thông báo bảo mật này giải thích cách chúng tôi thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn ứng tuyển vào công ty hoặc tham gia các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi.

Thông báo này chỉ áp dụng cho các ứng viên xin việc và các ứng viên tiềm năng.

2. Xử lý dữ liệu và tuân thủ pháp luật

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo thông báo này và các luật bảo vệ dữ liệu hiện hành, bao gồm Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) và Đạo luật bảo vệ dữ liệu liên bang Đức (BDSG). Nếu có bất kỳ xung đột nào giữa thông báo này và các yêu cầu pháp lý, luật hiện hành sẽ được ưu tiên áp dụng.

Chúng tôi có thể cập nhật thông báo này định kỳ để phản ánh những thay đổi trong quy trình tuyển dụng hoặc các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân là tự nguyện, tuy nhiên nếu bạn chọn không cung cấp một số thông tin nhất định, chúng tôi có thể không xem xét hồ sơ ứng tuyển của bạn.

3. Thông tin liên hệ

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến việc xử lý dữ liệu, bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại:

Almedia GmbH
Potsdamer Str. 125
10783 Berlin, Đức
Email: privacy@almedia.co

4. Thu thập dữ liệu

Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn sau:

4.1 Trực tiếp từ bạn

Khi bạn ứng tuyển vào một vị trí hoặc tham gia các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi, chúng tôi sẽ thu thập thông tin mà bạn cung cấp, cụ thể là:

  • Họ tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ
  • Sơ yếu lý lịch/CV, trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc
  • Thư xin việc, hồ sơ năng lực hoặc các tài liệu hỗ trợ khác
  • Câu trả lời cho các câu hỏi ứng tuyển và ghi chú phỏng vấn

4.2 Bên thứ ba

Chúng tôi có thể nhận dữ liệu cá nhân từ:

  • Các công ty tuyển dụng hoặc nguồn giới thiệu
  • Các nhà tuyển dụng trước đây (để kiểm tra thông tin tham chiếu, với sự đồng ý của bạn)
  • Các nhà cung cấp dịch vụ thị thực hoặc tái định cư (nếu có)
  • Các mạng lưới chuyên nghiệp công khai (ví dụ: LinkedIn, Xing)

4.3 Dữ liệu do hệ thống tạo ra

Chúng tôi tạo ra dữ liệu cá nhân trong quá trình phỏng vấn, đánh giá hoặc thông qua các tương tác với trang web của chúng tôi, chẳng hạn như:

  • Hồ sơ phỏng vấn và ghi chú đánh giá
  • Nhật ký tương tác trên trang web (ví dụ: dữ liệu lưu lượng truy cập, dữ liệu vị trí)

5. Mục đích xử lý dữ liệu

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích sau:

  • Đánh giá sự phù hợp của bạn đối với vị trí công việc tại Almedia
  • Xác minh trình độ chuyên môn và thông tin tham chiếu của bạn
  • Quản lý và cải thiện quy trình tuyển dụng của chúng tôi
  • Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định

6. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu

Cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bao gồm:

  • Sự cần thiết cho các quyết định tuyển dụng (§ 26(1) BDSG, Điều 6(1)(b) GDPR, Điều 88 GDPR)
  • Lợi ích hợp pháp trong việc quản lý và cải thiện quy trình tuyển dụng (Điều 6(1)(f) GDPR)
  • Nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c) GDPR)
  • Sự đồng ý, nếu có (Điều 6(1)(a) GDPR, § 26(2) BDSG)

7. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân khi cần thiết:

7.1 Người nhận nội bộ

Các nhà tuyển dụng, quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn đánh giá hồ sơ của bạn

7.2 Nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba

Chúng tôi sử dụng Ashby (Ashby, Inc., 548 Market St PMP 397006, San Francisco, CA 94104-5401) làm nhà cung cấp Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) để xử lý hồ sơ ứng tuyển một cách bảo mật.
Dữ liệu cá nhân được cung cấp cho chúng tôi trong quá trình ứng tuyển trực tuyến sẽ được lưu trữ và xử lý trên các máy chủ của Ashby tại Hoa Kỳ. Việc lưu trữ và xử lý diễn ra dựa trên các điều khoản hợp đồng mẫu của EU, đảm bảo mức độ bảo vệ dữ liệu phù hợp. Chúng tôi sẽ không chuyển dữ liệu ứng tuyển của bạn cho các công ty hoặc bên thứ ba khác để sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác, ngoại trừ việc xử lý hồ sơ ứng tuyển của bạn.
Các nhà cung cấp bên thứ ba khác bao gồm:

  • Các nhà cung cấp dịch vụ CNTT (ví dụ: lưu trữ đám mây)
  • Các nhà cung cấp dịch vụ đánh giá và kiểm tra lý lịch (nếu có)

Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều có nghĩa vụ theo hợp đồng phải tuân thủ các yêu cầu của GDPR.

7.3 Cơ quan Pháp lý & Quản lý

Nếu pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền lợi của chúng tôi, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu của bạn cho các cơ quan công quyền hoặc cơ quan thực thi pháp luật.

8. Lưu trữ dữ liệu

Nếu bạn được tuyển dụng, dữ liệu của bạn sẽ được xử lý tiếp theo mức độ cần thiết cho công việc của bạn (Điều 88 GDPR, § 26 BDSG).

Nếu chúng tôi không ký kết hợp đồng lao động với ứng viên, hồ sơ ứng tuyển sẽ tự động bị xóa sau 6 tháng kể từ khi thông báo quyết định từ chối hoặc hoàn tất quy trình ứng tuyển cho vị trí đó, với điều kiện việc xóa dữ liệu không xung đột với bất kỳ lợi ích hợp pháp nào khác của chúng tôi (ví dụ: thời hạn lưu trữ theo luật định). Cơ sở pháp lý cho việc này là Điều 6 (1) (b) GDPR. Một lợi ích hợp pháp khác theo nghĩa này, ví dụ, là nghĩa vụ cung cấp bằng chứng trong các thủ tục tố tụng theo Đạo luật Đối xử Bình đẳng Chung (AGG).

Nếu bạn đã tự nguyện đồng ý cho phép lưu trữ dữ liệu của mình trong thời gian dài hơn, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ thêm hai năm nữa.

9. Ra quyết định tự động

Chúng tôi không đưa ra quyết định tuyển dụng hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, chúng tôi có thể sử dụng các công cụ tự động để hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng tuyển.